Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung: So viel spart ihr wirklich

Das Dienstrad ist vom Nischenprodukt zu einem der beliebtesten Benefits in deutschen Unternehmen geworden. Der Grund ist einfach: Mitarbeitende kommen günstiger an ein hochwertiges E-Bike, und für Arbeitgeber kostet das Angebot fast nichts. Hier erfahrt ihr, wie die Entgeltumwandlung funktioniert, was die 0,25-%-Regel bedeutet und wie viel wirklich gespart wird.

Wie funktioniert Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung?

Das Prinzip ist einfach:

1. Der Arbeitgeber least das Rad bei einem Leasinganbieter und überlässt es den Mitarbeitenden, auch zur privaten Nutzung.
2. Die Leasingrate wird vom Bruttogehalt abgezogen. Dadurch sinken Lohnsteuer und Sozialabgaben.
3. Für die private Nutzung wird ein kleiner geldwerter Vorteil versteuert.
4. Nach meist 36 Monaten können Mitarbeitende das Rad übernehmen, zurückgeben oder ein neues leasen.

Wie der Ablauf im Alltag aussieht, was auf der Gehaltsabrechnung steht und was bei Kündigung oder Elternzeit passiert, erklären wir in Fahrradleasing über den Arbeitgeber.

Welche zwei Wege gibt es?

Neben der Entgeltumwandlung gibt es einen zweiten Weg, den viele nicht kennen: das Dienstrad zusätzlich zum Lohn.

Zahlt der Arbeitgeber die Rate zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt, ist die private Nutzung komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Für Mitarbeitende ist das der beste Fall, für Arbeitgeber der teuerste. Ein Mittelweg ist der Arbeitgeberzuschuss: Ihr übernehmt einen Teil der Rate, den Rest wandeln Mitarbeitende um.

Was ist die 0,25-%-Regel?

Für die private Nutzung eines Dienstrads, das per Entgeltumwandlung finanziert wird, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Seit 2020 ist er stark begünstigt: Angesetzt wird 1 % von einem Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung, das Viertel wird auf volle 100 € abgerundet. Die Regel gilt bis Ende 2030.

Zum Vergleich: Beim klassischen Dienstwagen mit Verbrennungsmotor wird 1 % des vollen Listenpreises versteuert. Beim Dienstrad ist es also nur ein Viertel davon.

Achtung bei S-Pedelecs: E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren, gelten steuerlich als Kraftfahrzeug. Für sie gelten die Regeln für Dienstwagen, einschließlich der Versteuerung der Fahrten zur Arbeit.

Wie viel sparen Mitarbeitende wirklich?

Die oft genannten „bis zu 40 %“ sind möglich, aber nicht für alle. Wie viel ihr spart, hängt vom Einkommen, vom Arbeitgeberzuschuss und davon ab, ob ihr das Rad am Ende übernehmt. Ein realistisches Beispiel:

Die Faustregel: Je höher das Einkommen und je höher der Zuschuss, desto größer die Ersparnis. Ohne Übernahme des Rads am Ende fällt sie noch höher aus. Wer wenig verdient und keinen Zuschuss bekommt, spart weniger, oft rund 20 %.

Welche Nachteile hat die Entgeltumwandlung?

Ehrlich gerechnet gehören auch die Nachteile dazu:

• Geringere Rentenansprüche: Weil weniger Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden, sinkt die spätere Rente leicht. Bei einer Rate von 120 € ist der Effekt gering, aber vorhanden.
• Geringere Lohnersatzleistungen: Krankengeld, Elterngeld und Arbeitslosengeld berechnen sich vom niedrigeren Brutto.
• Laufende Rate bei Ausfällen: Bei Elternzeit oder langer Krankheit läuft der Leasingvertrag weiter. Das muss vorab geregelt sein.
• Mindestlohn: Nach der Umwandlung darf der Mindestlohn nicht unterschritten werden. Bei niedrigen Gehältern und Minijobs ist Entgeltumwandlung deshalb oft nicht möglich.

Was haben Arbeitgeber davon?

• Fast keine Kosten: Bei Entgeltumwandlung zahlen Mitarbeitende die Rate. Ihr spart sogar euren Anteil an der Sozialversicherung, bei 120 € Rate rund 25 € im Monat. Viele Arbeitgeber geben diese Ersparnis als Zuschuss weiter.
• Gesundheit: Wer mit dem Rad zur Arbeit fährt, bewegt sich mehr. Mehr dazu in Krankenstand senken.
• Nachhaltigkeit: Diensträder sind ein sichtbares Zeichen, ohne Fuhrpark.
• Wenig Aufwand: Über digitale Plattformen laufen Bestellung, Vertrag und Lohnabrechnung weitgehend automatisch.

Worauf müssen Arbeitgeber achten?

Gibt es einen Betriebsrat, solltet ihr ihn früh einbinden, weil die Regeln zur Entgeltumwandlung alle betreffen. Mehr dazu in Benefits mit dem Betriebsrat einführen.

Lässt sich das Dienstrad mit anderen Benefits kombinieren?

Ja, ohne Einschränkung. Das Dienstrad zählt nicht zur 50-€-Grenze beim Sachbezug. Bewährt haben sich:

• ÖPNV-Zuschuss für Regentage und den Winter. Mehr in ÖPNV-Zuschuss richtig versteuern.
• Tankgutscheine als Sachbezug für alle, die gelegentlich das Auto brauchen.
• Gesundheitsleistungen wie Firmenfitness als Ergänzung.

Welche Benefits es insgesamt gibt, zeigt der Leitfaden Mitarbeiterbenefits. Wie ihr Dienstrad-Leasing mit emplu anbietet, steht auf der Seite Jobbike-Leasing.

Fazit: Mobilität als Win-win

Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung ist einer der effizientesten Benefits: Mitarbeitende sparen realistisch 20 bis 40 %, Arbeitgeber zahlen fast nichts und sparen sogar Sozialabgaben. Wer zusätzlich einen Zuschuss gibt oder das Rad ganz übernimmt, macht daraus einen der stärksten Benefits überhaupt. Entscheidend ist eine ehrliche Rechnung, die auch Übernahme und Nachteile zeigt.

Häufige Fragen zum Dienstrad-Leasing

Wie funktioniert Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung? Der Arbeitgeber least das Rad und überlässt es den Mitarbeitenden auch privat. Die Leasingrate wird vom Bruttogehalt abgezogen, dadurch sinken Steuer und Sozialabgaben. Für die private Nutzung wird ein kleiner geldwerter Vorteil versteuert.

Was ist die 0,25-%-Regel beim Dienstrad? Als geldwerter Vorteil wird monatlich 1 % von einem Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung versteuert, abgerundet auf volle 100 €. Bei einem E-Bike für 4.000 € sind das 10 € im Monat. Die Regel gilt bis Ende 2030.

Wie viel spart man beim Dienstrad-Leasing? Meist 20 bis 40 % gegenüber dem Privatkauf, je nach Einkommen, Arbeitgeberzuschuss und ob das Rad am Ende übernommen wird.

Ist ein Dienstrad steuerfrei? Ja, wenn der Arbeitgeber es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn überlässt (§ 3 Nr. 37 EStG). Bei Entgeltumwandlung gilt stattdessen die 0,25-%-Regel.

Welche Nachteile hat Fahrradleasing über Entgeltumwandlung? Etwas geringere Rentenansprüche und Lohnersatzleistungen wie Elterngeld, eine laufende Rate bei Elternzeit oder langer Krankheit und Einschränkungen beim Mindestlohn.

Gilt die 0,25-%-Regel auch für S-Pedelecs? Nein. E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren, gelten als Kraftfahrzeug. Für sie gelten die Regeln für Dienstwagen.

Was kostet Dienstrad-Leasing den Arbeitgeber? Bei reiner Entgeltumwandlung praktisch nichts. Der Arbeitgeber spart sogar seinen Anteil an der Sozialversicherung. Kosten entstehen nur, wenn er einen Zuschuss zahlt oder das Rad zusätzlich zum Lohn überlässt.

Quellen: § 3 Nr. 37 EStG, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, gleich lautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder zur Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.