EU-Entgelttransparenz: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Was steckt hinter der Richtlinie?

Lohngleichheit ist kein neues Thema - aber bislang fehlte es in vielen Unternehmen an wirksamen Instrumenten, um sie durchzusetzen. Die EU hat deshalb im Mai 2023 die Entgelttransparenzrichtlinie verabschiedet. Die Mitgliedstaaten hatten bis zum 7. Juni 2026 Zeit, sie in nationales Recht umzusetzen.

Das Ziel: strukturelle Lohnungleichheiten, insbesondere zwischen Frauen und Männern, sichtbar machen und langfristig abbauen. Dafür verpflichtet die Richtlinie Unternehmen zu mehr Offenheit - gegenüber Bewerbenden, gegenüber der eigenen Belegschaft und gegenüber der Öffentlichkeit. Dabei geht es nicht nur um ein neues Berichtsformular. Die Richtlinie greift tief in bestehende HR-Prozesse ein: von der Ausschreibung offener Stellen über die interne Gehaltsstruktur bis hin zur Kommunikation mit dem Betriebsrat. Wer frühzeitig handelt, vermeidet später teuren Nachholbedarf.

Was ändert sich konkret für Arbeitgeber?

Die Neuregelungen betreffen Unternehmen unterschiedlicher Größe in unterschiedlichem Ausmaß. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Gehaltsangabe in Stellenausschreibungen: Bereits vor dem ersten Bewerbungsgespräch müssen Arbeitgeber künftig die Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt kommunizieren.

• Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße - auch für Kleinstbetriebe.

• Auskunftsrecht für Beschäftigte: Jede und jeder Mitarbeitende hat das Recht zu erfahren, was Kolleginnen und Kollegen in vergleichbaren Positionen verdienen - zumindest als Median-Angabe für die jeweilige Gruppe.

• Dieses Recht gilt ebenfalls unabhängig von der Betriebsgröße.

• Regelmäßige Entgeltberichte: Unternehmen ab 100 Beschäftigten müssen in festgelegten Abständen Berichte über die Lohnstruktur erstellen und offenlegen.

• Darin enthalten: der Gender Pay Gap, aufgeteilt nach Kategorien gleichwertiger Arbeit.

• Gemeinsame Entgeltbewertung: Zeigt der Bericht einen unerklärten Lohnunterschied von mehr als fünf Prozent, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung verpflichtet, gemeinsam nach den Ursachen zu suchen und Maßnahmen zu entwickeln.

• Beweislastumkehr: Klagt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf gleiche Bezahlung, liegt die Beweislast künftig beim Arbeitgeber - nicht beim Klagenden.

• Das erhöht den Druck, Entgeltstrukturen proaktiv zu dokumentieren.

Welche Fristen gelten?

Die Pflichten zur Berichterstattung treten gestaffelt in Kraft. Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten müssen erstmals 2027 berichten, Unternehmen mit 100 bis 149 Mitarbeitenden ab 2031. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten gilt die Berichtspflicht bereits ab 2027 - und zwar jährlich.

Wichtig: Die Auskunftspflicht gegenüber Beschäftigten und die Transparenzanforderungen in Stellenanzeigen gelten bereits ab dem Zeitpunkt der nationalen Umsetzung, also frühestens ab Juni 2026. Wer noch keine saubere Entgeltdokumentation hat, sollte jetzt beginnen. Kleinere Unternehmen unter 100 Beschäftigten sind von der Berichtspflicht ausgenommen - aber nicht von den übrigen Anforderungen. Auch sie müssen Gehälter in Stellenanzeigen nennen und auf Anfrage Auskunft erteilen.

Was bedeutet das für Benefits?

Viele Unternehmen werden feststellen, dass ihre Entgeltstruktur bisher nicht ausreichend dokumentiert ist - und dass Benefits dabei oft gar nicht erfasst werden. Dabei sind steuerfreie Sachbezüge, Mobilitätszuschüsse oder Gesundheitsleistungen kein netter Bonus obendrauf, sondern ein messbarer Bestandteil der Gesamtvergütung.

Wer die neuen Transparenzpflichten ernst nimmt, sollte Benefits klar und einheitlich erfassen - idealerweise über eine digitale Benefit-Plattform, die alle Leistungen zentral verwaltet und nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft nicht nur Klarheit für die Berichtspflicht, sondern signalisiert der Belegschaft: Wir wissen, was ihr Gesamtpaket wert ist. Darüber hinaus können Benefits eine strategische Rolle spielen, wenn Gehälter aufgrund neuer Vergleichsdaten unter Druck geraten. Wer ein attraktives, gut kommuniziertes Benefit-Portfolio hat, kann Gehaltsunterschiede legitimieren - oder zumindest abfedern.

Konkret empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Erstellt eine vollständige Auflistung aller Vergütungsbestandteile - von Grundgehalt und Boni über steuerfreie Benefits bis hin zu geldwerten Vorteilen wie Dienstwagen oder Essenszuschüssen. Prüft anschließend, ob diese Leistungen einheitlich dokumentiert und nachvollziehbar sind. Lücken in der Dokumentation werden spätestens bei einem Auskunftsersuchen sichtbar - besser, ihr schließt sie jetzt freiwillig.

Praxis-Tipp: Erstellt jetzt eine interne Übersicht eurer Entgeltstruktur - inklusive aller Benefits und Sachleistungen. Das schafft die Grundlage für künftige Berichte, vermeidet Überraschungen und stärkt das Vertrauen in der Belegschaft.

Wie bereitet ihr euch am besten vor?

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Gehaltsbänder existieren aktuell? Sind sie konsistent? Gibt es unerklärte Unterschiede zwischen Mitarbeitenden in vergleichbaren Positionen? Und werden Benefits einheitlich gewährt - oder historisch gewachsen und schwer nachvollziehbar?

Der zweite Schritt ist die Prozessanpassung: Stellenanzeigen müssen künftig Gehaltsangaben enthalten, HR-Teams benötigen klare Leitlinien für Auskünfte und Führungskräfte müssen in Gehaltsgesprächen regelkonform agieren.

Der dritte Schritt ist Kommunikation: Informiert eure Belegschaft proaktiv über die neuen Regelungen. Wer das Thema offen angeht, gewinnt Vertrauen. Wer es aussitzt, riskiert Misstrauen - und mögliche Klagen.

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Wer gut vorbereitet ist, sieht die neue Transparenzpflicht nicht als Bedrohung, sondern als Chance: Sie zwingt Unternehmen dazu, ihr Vergütungsmodell zu schärfen - und das ist langfristig ein echter Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente. Denkt dabei auch an die Außenwahrnehmung: Unternehmen, die proaktiv kommunizieren, dass sie auf Entgeltgerechtigkeit setzen, positionieren sich als moderne, faire Arbeitgeber. In einer Zeit, in der Talente mehr denn je auf Werte und Kultur achten, ist das kein Randthema, sondern ein strategischer Faktor.