Steuerfreie Benefits 2026 in der Lohnabrechnung: der Überblick für HR und Lohnbuchhaltung

Inhalt

• Die fünf steuerlichen Kategorien
• Alle Benefits 2026 im Steckbrief
• Rechenbeispiel 1: Sachbezug, Essens- und Internetzuschuss
• Rechenbeispiel 2: E-Bike per Entgeltumwandlung
• Pauschalsteuer: wer zahlt und wann sie sich lohnt
• Was zählt zur 50-€-Grenze?
• Nachweise und Lohnsteuer-Außenprüfung
• Die häufigsten Fehler in der Abrechnung
• Was 2027 kommt
• Häufige Fragen

Ihr sucht zuerst einen Überblick, welche Benefits es gibt und was sie bringen? Dann startet mit dem Leitfaden Mitarbeiter Benefits.

Die fünf steuerlichen Kategorien

Jeder Benefit fällt in eine von fünf Kategorien. Sie bestimmt, wie er in der Lohnabrechnung erfasst wird.

Für fast alle Kategorien gilt das Zusätzlichkeitserfordernis (§ 8 Abs. 4 EStG): Die Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Eine Umwandlung von Gehalt ist nur bei Dienstrad, Hardware-Überlassung, betrieblicher Altersvorsorge und Dienstwagen möglich.

Alle Benefits 2026 im Steckbrief

Steuerfrei und bis zur Freigrenze

Pauschal versteuert und per Entgeltumwandlung

Details zu den einzelnen Benefits:

• Sachbezug: welche Gutscheine erlaubt sind, steht in Sachbezug 2026.
• Minijobs: Steuerfreie und pauschal versteuerte Benefits zählen nicht zur Minijob-Grenze, siehe Benefits für Minijobber.
• Rabatte: Drittrabatte und Rabattfreibetrag erklärt Mitarbeiterrabatte und steuerfreie Benefits.

Rechenbeispiel 1: Sachbezug, Essens- und Internetzuschuss

Eine Mitarbeiterin mit 3.500 € Bruttogehalt bekommt zusätzlich einen Sachbezug von 50 €, einen Internetzuschuss von 50 € und an 15 Arbeitstagen einen Essenszuschuss von 7,67 €.

Ergebnis: Die Mitarbeiterin bekommt 215,05 € netto mehr im Monat. Euch kostet das rund 246 €, also rund 31 € Pauschalsteuer obendrauf. Für dasselbe Netto über eine Gehaltserhöhung müsstet ihr je nach Steuerklasse etwa 500 € inklusive Arbeitgeberanteil aufwenden.

Rechenbeispiel 2: E-Bike per Entgeltumwandlung

Ein Mitarbeiter least ein E-Bike mit einer unverbindlichen Preisempfehlung von 3.000 €. Die Leasingrate inklusive Versicherung beträgt 90 € im Monat und wird vom Bruttogehalt abgezogen (Entgeltumwandlung).

So läuft es in der Abrechnung: Die Leasingrate mindert das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto. Gleichzeitig wird die private Nutzung als geldwerter Vorteil hinzugerechnet: 1 % von einem Viertel der Preisempfehlung, abgerundet auf volle 100 € (0,25-%-Regel). Weil das Brutto sinkt, sinken Steuern und Sozialabgaben. Unterm Strich zahlt der Mitarbeiter für das Rad deutlich weniger als die Leasingrate.

Bezahlt ihr das Dienstrad zusätzlich zum Lohn, ist die Überlassung komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG), ein geldwerter Vorteil entsteht dann nicht. Mehr dazu in Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung.

Pauschalsteuer: wer zahlt und wann sie sich lohnt

Bei pauschal versteuerten Benefits übernehmt ihr als Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem festen Satz:

• 25 % für Essenszuschuss, Internetzuschuss, Erholungsbeihilfe und ÖPNV-Zuschuss ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 EStG)
• 15 % für Fahrtkostenzuschüsse zum Arbeitsplatz mit dem eigenen Auto
• 30 % für Sachzuwendungen nach § 37b EStG

Dazu kommen Solidaritätszuschlag (5,5 % der Pauschalsteuer) und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer.

Warum sich das trotzdem lohnt: Pauschal nach § 40 Abs. 2 EStG versteuerte Leistungen sind sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Ihr spart den Arbeitgeberanteil von rund 20 %, eure Mitarbeitenden ihren Anteil von rund 20 % plus die Lohnsteuer. Ausnahme: Zuwendungen an eigene Mitarbeitende nach § 37b EStG bleiben sozialversicherungspflichtig.

Was zählt zur 50-€-Grenze?

Alle Sachbezüge eines Monats werden zusammengerechnet. Andere Benefits haben eigene Regeln und belasten die Grenze nicht.

Typischer Fall in der Praxis: Ein Unternehmen gibt 50 € Sachbezug und führt zusätzlich eine bKV als Sachleistung ein. Dann liegt der Monatsbetrag über 50 €, und beide Leistungen werden steuer- und sozialversicherungspflichtig. Lösungen: den Gutschein entsprechend kürzen oder die bKV pauschal versteuern.

Nachweise und Lohnsteuer-Außenprüfung

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müsst ihr belegen können, dass die Voraussetzungen erfüllt waren. Die Unterlagen gehören ins Lohnkonto und sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren (§ 41 EStG).

Mit emplu werden diese Nachweise automatisch erfasst: Belege für Essens-, Kita- oder ÖPNV-Zuschüsse laden Mitarbeitende in der App hoch, die Plattform prüft sie und dokumentiert jede Ausgabe. Die Daten kommen vorkontiert für die Lohnabrechnung. Mehr dazu in Rechtssicherheit von Benefits.

Die häufigsten Fehler in der Abrechnung

1. Sachbezüge nicht zusammengerechnet: Gutschein, Fitness und bKV überschreiten zusammen die 50 €.
2. Gehalt umgewandelt, wo es nicht erlaubt ist: Sachbezug, Kita-, Essens- oder Internetzuschuss aus umgewandeltem Gehalt sind steuerpflichtig.
3. Falsche Lohnart: Ein pauschal versteuerter Zuschuss wird als steuerfreier Bezug erfasst oder umgekehrt.
4. ÖPNV-Zuschuss nicht bescheinigt: Der steuerfreie Zuschuss muss in der Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden, weil er die Entfernungspauschale mindert.
5. Kita-Zuschuss für Schulkinder: Die Steuerfreiheit endet, sobald das Kind schulpflichtig ist. Auch Verpflegung in der Kita ist nicht begünstigt.
6. Erholungsbeihilfe ohne Urlaubsbezug: Sie muss im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub stehen.
7. Fitnessstudio über § 3 Nr. 34: Nur zertifizierte Präventionskurse sind bis 600 € steuerfrei. Eine Studio-Mitgliedschaft läuft über den Sachbezug.

Was 2027 kommt

Für 2027 steht bereits fest, dass der Mindestlohn auf 14,60 € steigt und die Minijob-Grenze auf 633 €. Die neuen Sachbezugswerte für Mahlzeiten und die Rechengrößen der Sozialversicherung werden in der Regel zum Jahresende veröffentlicht. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald sie feststehen. Was sich sonst für Arbeitgeber ändert, steht in Mitarbeiter-Benefits 2026: die wichtigsten Änderungen.

Häufige Fragen zu Benefits in der Lohnabrechnung

Welche Mitarbeiterbenefits sind 2026 steuerfrei? Steuer- und sozialversicherungsfrei sind unter anderem der Sachbezug bis 50 € im Monat, der ÖPNV-Zuschuss, der Kita-Zuschuss, Gesundheitsförderung bis 600 € im Jahr, die Überlassung von Dienstrad und Hardware sowie Aufmerksamkeiten bis 60 € je Anlass. Essens- und Internetzuschuss sowie Erholungsbeihilfe werden pauschal versteuert und sind sozialversicherungsfrei.

Wie wird die betriebliche Krankenversicherung in der Lohnabrechnung behandelt? Finanziert der Arbeitgeber die bKV als Sachleistung, ist der Beitrag ein Sachbezug und zählt zur 50-€-Freigrenze. Bis dahin ist er steuer- und sozialversicherungsfrei. Liegt er zusammen mit anderen Sachbezügen darüber, ist er steuerpflichtig oder kann nach § 37b EStG pauschal versteuert werden, bleibt dann aber sozialversicherungspflichtig.

Wie funktioniert E-Bike-Leasing in der Lohnabrechnung? Bei Entgeltumwandlung wird die Leasingrate vom Bruttogehalt abgezogen. Als geldwerter Vorteil wird monatlich 1 % von einem Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung hinzugerechnet. Wird das Rad zusätzlich zum Lohn überlassen, ist es komplett steuerfrei.

Wer zahlt die Pauschalsteuer? Der Arbeitgeber. Sie beträgt 25 % für Essens- und Internetzuschuss sowie Erholungsbeihilfe, plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Dafür sind diese Leistungen sozialversicherungsfrei.

Ist ein Warengutschein lohnsteuerpflichtig? Nein, wenn er die Gutschein-Kriterien erfüllt und zusammen mit anderen Sachbezügen 50 € im Monat nicht überschreitet. Universal-Gutscheine, die wie Geld funktionieren, sind dagegen ab dem ersten Euro lohnsteuerpflichtig.

Welche Benefits sind per Gehaltsumwandlung möglich? Dienstrad, Hardware-Überlassung, betriebliche Altersvorsorge und Dienstwagen. Sachbezug, Essens-, Internet-, Kita- und ÖPNV-Zuschuss müssen zusätzlich zum Lohn gezahlt werden.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden? Die Unterlagen zum Lohnkonto sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren (§ 41 EStG).

Zählen Benefits zur Minijob-Grenze? Nein. Steuerfreie und pauschal versteuerte Benefits, die zusätzlich zum Lohn gezahlt werden, zählen nicht zum Verdienst und gefährden den Minijob nicht.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung im Einzelfall. Die Rechenbeispiele sind vereinfacht.

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