Benefitverwaltung in Holding-Strukturen

Pro Standort oder Gesellschaft unterschiedliche Benefits? Kein Problem.  

Unternehmen wachsen und mit ihnen ihre Strukturen. Was früher ein einzelner Standort war, ist heute oft ein Netzwerk aus Gesellschaften, Niederlassungen oder Clustern mit sehr unterschiedlichen Anforderungen. Ob Großstadtbüro, ländlicher Produktionsstandort oder internationale Tochtergesellschaft: Die Vielfalt ist groß und mit ihr die Herausforderung, einheitliche, aber zugleich passgenaue Benefits anzubieten.

Genau hier setzt emplu an. Unsere Plattform kann diese Komplexität abbilden und das nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch.

Eine Plattform, viele Strukturen

Viele Unternehmen stehen heute vor der gleichen Herausforderung: Sie möchten ihren Mitarbeitenden attraktive Benefits bieten, gleichzeitig aber unterschiedliche Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Beispiel:

• In München sind ÖPNV-Zuschüsse, Urban Sports Club oder Essenszuschüsse besonders beliebt.

• In ländlichen Regionen hingegen steht der Fokus oft auf Tankgutscheinen, Einkaufsvorteilen oder Gesundheitsangeboten.

• Mitarbeitende in der Produktion haben andere Ansprüche ans Benefit-Portfolio als Mitarbeitende im Außendienst, diese wiederum andere als in der Zentrale

Ein einheitliches Benefits-Portfolio „von der Stange“ funktioniert da schlicht nicht. Was für den einen Standort ideal ist, kann für den anderen völlig an den Bedürfnissen vorbeigehen. Studien zeigen, dass 78 % der Mitarbeitenden Benefits nur dann als wirklich wertvoll empfinden, wenn sie zu ihrer Lebens- und Arbeitssituation passen (Deloitte Human Capital Trends 2024).

Mit emplu lassen sich diese Unterschiede flexibel abbilden, pro Standort, pro Gesellschaft oder auch in Clustern.

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Holding-Strukturen? Kein Problem.

Gerade in Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften spielt die saubere Trennung von Abrechnung, Verwaltung und Reporting eine zentrale Rolle.

Mit emplu können Holding-Strukturen ganz einfach konfiguriert werden:

• Jede Gesellschaft kann eigene Abrechnungswege, Budgets und Regelungen nutzen.

• Gleichzeitig bleibt die übergeordnete Steuerung zentral möglich, inklusive konsolidierter Auswertungen für HR und Controlling.

• Und natürlich können Benefits portfoliobezogen auf die jeweilige Gesellschaft zugeschnitten werden.

Damit wird emplu nicht nur zu einem Tool für Benefits, sondern zu einem strategischen Instrument für Workforce Management.

Unternehmen behalten die Übersicht, erfüllen alle Compliance-Anforderungen und schaffen gleichzeitig ein modernes, attraktives Benefit-Erlebnis für alle Mitarbeitenden, egal wo sie arbeiten.

Warum Unterschiede nicht nur erlaubt, sondern notwendig sind

Viele HR-Abteilungen wünschen sich eine einfache Lösung: einheitlich, zentral, skalierbar. Das ist verständlich – doch in der Realität funktionieren einheitliche Benefits oft nur auf dem Papier.

Das belegen auch Zahlen: Laut einer Studie von StepStone (2024) nennen 64 % der Beschäftigten die Möglichkeit, Benefits individuell wählen zu können, als entscheidendes Kriterium für Arbeitgeberattraktivität.

Gleichzeitig zeigt eine Befragung des IAB (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung), dass Unternehmen mit regional angepassten Benefit-Angeboten eine um bis zu 20 % höhere Mitarbeiterbindung aufweisen als solche mit starren Modellen.

Kurz gesagt: Wer langfristig Mitarbeitende halten und neue Talente gewinnen will, muss regionale Unterschiede berücksichtigen – nicht als Kompromiss, sondern als strategische Stärke.

Flexibilität als Fundament nachhaltiger HR-Arbeit

Eine Benefit-Plattform muss heute mehr leisten als reine Administration. Sie ist Teil der Employee Experience und sollte sich an die Organisation anpassen nicht umgekehrt.

Mit emplu ist genau das möglich:

• Pro Standort individuelle Portfolios mit passenden Benefits, Budgets und steuerlichen Regeln

• Pro Cluster eigene Verantwortlichkeiten, zum Beispiel bei länderübergreifenden Strukturen

• Zentrale Steuerung und Auswertung für die Holding oder Unternehmenszentrale

Diese Flexibilität ist kein „nice to have“, sondern die Grundlage für Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit im HR-Management. Nur so kann eine Plattform mit der Organisation mitwachsen – wenn neue Standorte dazukommen, sich Strukturen verändern oder neue rechtliche Anforderungen entstehen.

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Ein Beispiel aus der Praxis

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit vier Standorten in Deutschland nutzte lange ein einheitliches Benefit-System. In der Verwaltung, im urbanen Raum, wurde es gern genutzt, auf dem Land kaum.

Mit emplu wurden die Standorte in Cluster eingeteilt:

• Verwaltung & Vertrieb (mit Fokus auf Mobilität und Verpflegung)

• Produktion & Logistik (mit Fokus auf Gesundheit und Freizeit)

Nach sechs Monaten zeigte sich:

• Die Nutzungsquote stieg standortübergreifend um 42 %.

• Die Mitarbeiterzufriedenheit mit den angebotenen Benefits erhöhte sich um 35 %.

• Gleichzeitig konnten die HR-Teams dank einheitlicher Plattform 30 % weniger Verwaltungsaufwand verzeichnen.

Ein klarer Beleg dafür, dass Flexibilität und Struktur kein Widerspruch sind, sondern gemeinsam wirken.

Technische und organisatorische Zukunftssicherheit

Unternehmen entwickeln sich dynamisch – und HR-Systeme müssen Schritt halten. Die Zeiten, in denen Benefits manuell über Excel-Listen oder starre Portale verwaltet wurden, sind vorbei.

Was heute zählt, ist:

• Skalierbarkeit: Neue Standorte, Gesellschaften oder Märkte lassen sich einfach integrieren.

• Compliance: Steuer- und Datenschutzvorgaben werden automatisch je nach Struktur berücksichtigt.

• Integration: Prozesse im Hinblick auf die Payroll, HRIS oder Buchhaltung können unternehmensweit definiert werden

emplu erfüllt diese Anforderungen nicht nur heute, sondern baut auf eine Architektur, die zukünftige Veränderungen antizipiert, nicht nur reagiert.

Einheitlich denken & individuell handeln

Das Ziel ist klar: Einheitlichkeit, wo sie Sinn ergibt. Individualität, wo sie nötig ist.

Mit emplu gelingt genau dieser Spagat. Unternehmen behalten die Kontrolle über Budgets, Richtlinien und Reporting, während Mitarbeitende ein Benefit-Angebot erleben, das zu ihrem Standort, ihrer Lebensphase und ihren Bedürfnissen passt.

Das Ergebnis:

• Mehr Identifikation mit dem Arbeitgeber, weil Benefits relevant sind.

• Weniger Verwaltungsaufwand, weil alles über eine Plattform läuft.

• Mehr Flexibilität für die Zukunft, weil sich Strukturen einfach anpassen lassen.

Die Arbeitswelt wird dezentraler, individueller, vielfältiger. Unternehmen, die diese Realität anerkennen, sichern sich langfristig einen entscheidenden Vorteil im Recruiting, in der Bindung und in der Motivation ihrer Teams.

Ohne Kompromisse, ohne Mehraufwand und mit einem klaren Ziel: Ein Benefit-System, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

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