von Fanny Remus
21. Mai 2024 | 11 min
"Mitarbeiter-Benefits sind ein Muss.", "Bewerber:innen erwarten zusätzlich Benefits.", "Mitarbeiterbindung geht mit Benefits.", "Mitarbeiter-Angebote motivieren.".
Diese Sätze schwirren regelmäßig durch die HR-Bubble. Sie sind nicht falsch, helfen aber auch nicht wirklich weiter.
Denn genauso gilt: Ob Benefits wirklich wirken, hängt vom Unternehmensumfeld und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ab.
Bei uns bekommt ihr einen Leitfaden, wie ihr genau das passende Benefit-System für euer Unternehmen aufbaut.
Benefits sind eine win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende. Damit Benefits auch ein Erfolgsmodell für euer Unternehmen werden, beleuchten wir zuerst Ziele, Strategie und Budget für euer individuelles Set-up.
Bevor ihr loslauft, bietet es sich an, ein Ziel festzulegen. So auch bei Einführung eines Benefit-Systems. Damit die Bemühungen in die richtige Richtung laufen und die Ressourcen effizient eingesetzt werden, kannst du folgende Fragen für eure individuelle Situation beantworten:
Wenn darauf Antworten gefunden sind, könnt ihr Maßnahmen planen, die dazu passen und ein Budget festlegen.
Im Grunde habt ihr die Wahl zwischen drei grundlegenden Varianten:
Die Auswahl einer dieser Strategien sollte nach Kriterien wie gewünschter Individualität, Verwaltungsaufwand und Grad der Verfügbarkeit für die Mitarbeitenden geschehen (mehr dazu in Schritt 3).
Hier könnt ihr euch eine Entscheidungshilfe herunterladen. Beantwortet die 6Fragen und seht welche Strategie tendenziell am besten zu eurer individuellen Situation passt.
Wenn du nun weißt, welche Ziele du mit Benefits erreichen willst, kannst du identifizieren, welches Budget dafür effizient im Rahmen eures Set-Ups ist.
Praktisch: Einige Arten Benefits sind steuerbefreit und haben einen klaren Vorteil gegenüber einer Nettolohnerhöhung (mehr dazu findest du im Benefit-Guide auf Seite 11 >Download).
Um eine ungefähre Hausnummer zu haben, kannst du die Fluktuationskosten dagegen legen. Das ist natürlich keine 1 zu 1 Rechnung, aber Benefits wirken Fluktuation stark entgegen und somit sind diese Kosten eine geeignete Ausgangsgröße für Budgetüberlegungen.
Formel Fluktuationskosten:
Fluktuationskosten pro MA = Offboarding-Kosten + Recruiting-Kosten + Opportunitätskosten unbesetzter Stellen + Einarbeitungskosten
Fluktuationskosten gesamt = Fluktuationskosten pro MA x (MA gesamt x Fluktuationsrate)
Damit habt ihr die ersten Schritte gemacht. Benefits sollen echten Mehrwert bieten, dafür könnt ihr am besten die anhören, die es am Ende auch nutzen sollen. Zeit, eure Teams miteinzubeziehen.
Wenn zumindest die Richtung für Ziele, Strategie und Budget feststeht, könnt ihr schon mal anfangen, eure Mitarbeitenden abzuholen.
Denn um den bestmöglichen Effekt zu erreichen, solltet ihr Mitarbeiter-Benefits anbieten, die für eure Mitarbeitenden wirklich hilfreich sind. Wie findet ihr das am besten heraus? Indem ihr mit ihnen redet.
Je nach Unternehmensgröße können sich unterschiedliche Methoden eignen. In sehr kleinen Teams reicht ein Meeting oder ggf. sogar Flurgespräche, um herauszufinden, was für jedes Mitglied im hilfreichsten im Alltag in wäre.
In größeren Firmen bieten sich Umfragen an oder auch eine Arbeitsgruppe mit einem Querschnitt aller Angestellten., die gemeinsam Wünsche clustern und einen Konsens finden kann.
Wie auch immer ihr sie herausfindet: Wir empfehlen, den Wünschen der Mitarbeitenden zu entgegenzukommen. Denn nur wenn Benefits auch genutzt werden, erzielen sie die positiven Effekte, die wir im Benefit-Guide aufschlüsseln.
Eine Investition in Obstkörbe im Büro bei 80% Remote-Arbeit wird verpuffen. Aber ein Internetzuschuss kann unter denselben Umständen für hohe Zufriedenheit sorgen – wenn er deinen Mitarbeitenden wirklich Mehrwert bietet.
Am einfachsten ist ein System, das von vornherein ein breites Portfolio an Benefit-Partnern ermöglicht. Doch auch das muss den Bedürfnissen deiner Teams entsprechen.
Mit der Bedürfnisanalyse deiner Teams hast du jetzt einen guten Überblick, welche Mitarbeiter-Benefits für deine Mitarbeitenden wirklich nützlich sein können. Zeit, die passenden Partner auszuwählen.
Kriterien für die Auswahl stellen sich aus euren Zielen, Ansprüchen und den Bedürfnissen eurer Belegschaft zusammen. Denn Benefit ist nicht gleich Benefit.
Beispiel-Fragen zur Auswahl:
Und nicht zuletzt sollten euch auch die Ansprechpartner sympathisch sein, mit denen ihr zusammenarbeitet, um einen reibungslosen Prozess wahrscheinlicher zu machen.
Je nachdem welche Partner es werden sollen, könnt ihr jetzt die Angebote bestätigen und so euer individuelles Portfolio ausbauen.
Im Fall von emplu beispielweise hättet ihr uns als einzigen Benefit-Vertragspartner und wir würden alles weitere, inklusive Onboarding für Admins und Mitarbeitende, übernehmen.
Sobald euer Portfolio steht, können die Mitarbeitenden anfangen, es zu nutzen. Allerdings müssen sie dafür auch wissen, was Angeboten wird und wie es funktioniert. Deshalb folgt jetzt der nächste Schritt.
„Tu Gutes und rede drüber.“ Das gilt auch für die Kommunikation von Mitarbeiterbenefits. Damit die Mitarbeiter-Benefits ihre volle Wirkung für Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit entfalten können, müssen sie richtig und vor allem regelmäßig genutzt werden. Also habt keine Scheu auch immer wieder auf die Angebote hinzuweisen.
Welche Kanäle werden in eurem Unternehmen am meisten genutzt? Genau da könnt ihr auch über die Benefits informieren. Am besten ist es, wenn die Botschaft über mehrere Kanäler ausgespielt wird, damit sie auch alle erreichen: Zu einem Beitrag im Intranet, kommt dann eine E-Mail von den Führungskräften und Plakate vor Ort, die immer wieder an das Benefit-Angebot erinnern.
Mögliche Kommunikationskanäle:
Die Botschaften, die ihr wiederholt kommunizieren solltet, gehen von der reinen Information, dass es Benefits gibt über die Art der Benefits bis hin zu konkreten Nutzungsfunktionen. Außerdem könnt ihr Reminder rausschicken, um z. B. an monatlich verfallende Budgets zu erinnern.
Wir unterstützen dabei beispielsweise mit OnePagern, Workshops und (Video-)Anleitungen, die auch an die Belegschaft weitergegeben werden können, damit eine reibungslose Nutzung möglich ist.
Beispiele Gesprächsanlässe Benefits
All das hilft, dass die Benefits den Mitarbeitenden im Gedächtnis bleiben. Die Kommunikation wird einfacher, desto besser die Benefits auf die Bedürfnisse der Teams abgestimmt sind, da sie dann einen echten Mehrwert bieten und die Leute sich gern damit beschäftigen.
Aber wie findet ihr jetzt heraus, ob eure Benefitstrategie ein Erfolg ist?
Um messen zu können, wie erfolgreich ein Benefit-System ist, müsst ihr Kennzahlen und Metriken festlegen, die ihr fortlaufend überprüft.
Schlüssel dafür sind Antworten aus Schritt 1.
Wann würden wir sagen, dass ein Benefit-System erfolgreich ist?
Wie könnt ihr die Antworten auf diese Frage in messbare Größen umwandeln?
Wenn ihr beispielsweise die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden erhöhen, bietet sich an, diese einmal vor Einführung der Benefits abzufragen (Methoden dazu hat Personio hier aufgeführt) und dann kontinuierlich zu überprüfen.
quantitativ
qualitativ
Bei allen Kennzahlen müsst ihr beachten, dass Benefits nur eine Stellschraube unter vielen sind, die diese Ergebnisse beeinflussen. Mit einer engmaschigen Erhebung und Analyse der Daten sind aber durchaus aussagekräftige Interpretationen zum Erfolg der Mitarbeiterbenefit-Angebote möglich.
Mit diesen Ergebnissen könnt ihr dann euer Benefit-System analysieren und gegebenenfalls anpassen. So wie euer Unternehmen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden solltet ihr auch Benefits immer wieder flexibel auf die Umstände abstimmen. So könnt ihr alle Vorteile realisieren und von einem Benefit-Angebot als Arbeitgeber profitieren.
Mit diesen 5 Schritten führt bzw. optimiert ihr effizient euer Benefit-System, um die wertvollen win-win Mechanismen zu nutzen, die sie bieten.
Im Idealfall erfolgen diese Schritte nacheinander, können sich aber teilweise auch überschneiden. Und vielleicht ist nicht jeder Schritt für jedes Unternehmen notwendig. Wie bei Benefits auch ist es wichtig, Prozesse flexibel auf euer Unternehmen anzupassen.
Falls ihr Fragen oder Beratungsbedarf habt, dann meldet euch gern bei uns. 🧡
