Sachbezug oder Barlohn? Neues Urteil sorgt für Klarheit

Was war passiert?

Ein Arbeitgeber hatte seinen Beschäftigten monatlich ein Guthaben auf einem Prämienkonto gutgeschrieben. Mit diesem Guthaben konnten die Mitarbeitenden bei ausgewählten Handelspartnern sogenannte Zielgutscheine erwerben. Das Unternehmen behandelte diese Zuwendung als steuerfreien Sachbezug innerhalb der monatlichen Freigrenze. Finanzamt und in der Folge auch das Finanzgericht sahen das anders: Weil das Guthaben zunächst nur gegen weitere Gutscheine eingetauscht werden konnte, handle es sich um eine Geldleistung – und die ist von der ersten Euro an steuerpflichtig. Das Argument, am Ende der Kette stehe ja doch eine Ware, überzeugte die Richter nicht. Entscheidend war für sie allein, dass die Mitarbeitenden mit dem Guthaben zunächst nur einen weiteren Gutschein erwerben konnten und nicht direkt eine Ware oder Dienstleistung. Dieser Zwischenschritt reichte aus, um die Steuerbefreiung zu versagen – unabhängig davon, wie die Beschäftigten das Guthaben am Ende tatsächlich genutzt haben.

Für die Bewertung kommt es damit weniger auf die Werbung des Anbieters oder auf die spätere Verwendung durch die Mitarbeitenden an. Maßgeblich ist der Anspruch, den das Unternehmen seinen Beschäftigten tatsächlich verschafft. Kann dieser Anspruch zunächst frei auf einem Konto gesammelt und anschließend in ein anderes Zahlungsmittel umgewandelt werden, besteht aus steuerlicher Sicht ein erheblicher Abstand zum unmittelbaren Waren- oder Dienstleistungsbezug. Genau diese erste Stufe der Leistungskette sollte deshalb bei jeder Prüfung dokumentiert werden. Screenshots aus einem Kundenportal reichen dafür nicht immer aus. Wichtig sind vielmehr die Vertragsbedingungen, das zugrunde liegende Akzeptanznetz und die technischen Funktionen der Karte oder App.

Warum die Unterscheidung so wichtig ist

Seit der Gesetzesänderung 2022 ist die Trennlinie zwischen Sachbezug und Geldleistung gesetzlich klar gezogen: Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und sogenannte Geldsurrogate gelten grundsätzlich als Geldleistung – unabhängig davon, wofür das Geld am Ende ausgegeben wird. Nur wer ausschließlich Waren oder Dienstleistungen direkt beziehen kann, bekommt einen echten Sachbezug. Besonders kritisch sind Karten oder Konten, die eine Bareinzahlungsfunktion, eine eigene IBAN oder eine Überweisungsfunktion besitzen, die sich für Überweisungen etwa via PayPal nutzen lassen, oder die sich ausschließlich gegen weitere Gutscheine eintauschen lassen. Auch der Erwerb von Devisen oder Kryptowährungen über eine solche Karte schließt die Steuerbefreiung grundsätzlich aus. Für HR bedeutet das: Die reine Bezeichnung als "Sachbezugskarte" reicht nicht aus – entscheidend ist die tatsächliche technische Funktionsweise im Hintergrund.

Hinzu kommt die Bedeutung für die interne Abstimmung. Einkauf, HR, Payroll und Steuerberatung sollten dieselben Produktinformationen verwenden und Änderungen gemeinsam bewerten. So lässt sich vermeiden, dass ein Anbieterwechsel oder ein neues App-Feature unbemerkt zu einer anderen steuerlichen Behandlung führt. Eine kurze Prüfdokumentation mit Vertragsstand, Funktionsumfang und Freigabedatum schafft dabei eine nachvollziehbare Grundlage für spätere Rückfragen.

Die drei zulässigen Varianten im Überblick

Damit ein Gutschein oder eine Guthabenkarte als Sachbezug anerkannt wird, muss er einer von drei Kategorien nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz entsprechen. Erstens limitierte Netze: Gutscheine einzelner Ladenketten, städtischer Einkaufsverbünde oder regionaler City-Cards, die im Inland bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen einlösbar sind. Zweitens eine limitierte Produktpalette: Gutscheine, die sich unabhängig von der Anzahl der Akzeptanzstellen auf eine eng begrenzte Waren- oder Dienstleistungsgruppe beschränken, etwa Tankkarten, Fitnesskarten, Streaming-Gutscheine oder Karten für den öffentlichen Nahverkehr. Drittens Zweckkarten für soziale oder steuerliche Zwecke – ein Ausnahmefall, der vor allem digitale Essensmarken und Restaurantschecks betrifft. Für alle drei Varianten gilt: Die Finanzverwaltung hat in ihrem Verwaltungserlass zahlreiche praktische Erleichterungen definiert, etwa für regionale Einkaufsverbünde oder Ladenketten mit einheitlichem Marktauftritt, die HR-Teams bei der Auswahl eines Anbieters kennen sollten.

Was HR-Teams jetzt konkret prüfen sollten

Für die Praxis bedeutet das aktuelle Urteil nicht, dass Sachbezugslösungen grundsätzlich in Gefahr sind. Es zeigt aber, wie wichtig die technische und vertragliche Ausgestaltung des gewählten Anbieters ist. Wer eine Sachbezugslösung im Unternehmen einführt oder bereits nutzt, sollte folgende Fragen klären: Verfügt die Karte oder das Konto über eine Bareinzahlungs- oder Überweisungsfunktion? Lässt sich das Guthaben ausschließlich gegen weitere Gutscheine eintauschen, oder direkt gegen Waren und Dienstleistungen? Erfüllt der Anbieter nachweislich eine der drei ZAG-Kategorien, und kann er das auch schriftlich belegen? Wird die Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn eingehalten, sodass keine Gehaltsumwandlung vorliegt? Diese Fragen sollten nicht erst bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung auftauchen, sondern schon bei der Anbieterauswahl geklärt sein – im Zweifel lohnt sich auch eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt.

Warum sich der Blick auf den Anbieter lohnt

Gerade weil der Bundesfinanzhof das letzte Wort noch nicht gesprochen hat, sollten Unternehmen offene Streitfälle im Blick behalten und bei der Wahl ihres Sachbezugspartners auf Rechtssicherheit statt auf den kurzfristig günstigsten Tarif setzen. Ein Anbieter, der die ZAG-Kriterien nachweislich erfüllt und regelmäßig auf neue Verwaltungsanweisungen reagiert, nimmt HR-Teams hier viel Prüfaufwand ab – und schützt vor unangenehmen Überraschungen bei einer späteren Prüfung. Wird ein bestehendes Modell nachträglich als Geldleistung eingestuft, drohen nicht nur Nachzahlungen für das Unternehmen, sondern auch ein spürbarer Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden, die sich auf einen vermeintlich steuerfreien Vorteil verlassen haben. Wer stattdessen frühzeitig auf eine geprüfte, rechtssicher ausgestaltete Lösung setzt, kann die Sachbezugsfreigrenze weiterhin verlässlich als attraktiven, unkomplizierten Benefit einsetzen.

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