Wenn Benefits im Intranet versickern – wie Mitarbeitende wirklich profitieren

Warum Benefits oft ungenutzt bleiben

Die Gründe sind vielfältig:

1. Fragmentierte Informationen: Benefits liegen verstreut auf Intranet-Seiten, in Onboarding-Unterlagen oder in PDF-Dokumenten. Wer sie sucht, muss oft lange suchen oder mehrere Dokumente kombinieren.
2. Selten genutzte Leistungen geraten in Vergessenheit: Besonders Angebote wie die bAV oder selten benötigte Zuschüsse werden schnell aus dem Blickfeld der Mitarbeitenden verdrängt.
3. Aufwendige Nutzung: Codes, Formulare oder zusätzliche Schritte sind erforderlich, um Leistungen zu beanspruchen. Mitarbeitende müssen Websites besuchen oder Dokumente durchforsten, bevor sie Benefits nutzen können.
4. Interne Rückfragen: Statt dass Mitarbeitende direkt auf die Informationen zugreifen, landen Fragen häufig bei HR oder Fachabteilungen, was unnötige Arbeit erzeugt.

Zentrale Bereitstellung sorgt für Übersicht

Eine zentrale Plattform oder App bündelt alle Benefits an einem Ort. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Alle Leistungen auf einen Blick: Vom täglichen Essenszuschuss bis zur bAV.
• Mobil abrufbar: Informationen sind jederzeit auf dem Smartphone verfügbar.
• Direkte Nutzung: Angebote können sofort genutzt oder bezahlt werden – ohne Codes oder zusätzliche Schritte.
• Hohe Akzeptanz: Direkter Zugriff steigert die Nutzung deutlich.

Eine solche Lösung reduziert nicht nur Rückfragen, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie ihre Benefits schnell, unkompliziert und flexibel nutzen können.

Mobile Benefits im Alltag

Die Bereitstellung über eine App stellt sicher, dass Leistungen nicht in Vergessenheit geraten. Besonders praktisch ist die Push-Benachrichtigungsfunktion, die Mitarbeitende auf neue Angebote, Fristen oder selten genutzte Benefits aufmerksam macht.

• Selten genutzte Angebote bleiben präsent.
• Regelmäßig genutzte Leistungen sind jederzeit verfügbar.
• Kein aufwendiges Suchen oder zusätzliche Schritte nötig.

Erfahrungswerte zeigen: Mit mobiler Bereitstellung können Nutzungsraten von 85–90 % erreicht werden – deutlich höher als bei verstreuten Informationen im Intranet.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Ein mittelständisches Unternehmen stellte Essenszuschüsse, Fahrtgeld und Weiterbildungen zentral über eine App bereit. Innerhalb von drei Monaten stieg die Nutzung von durchschnittlich 35 % auf über 80 %.

Beispiel 2: Ein internationales Unternehmen mit mehreren Standorten bündelte Benefits in einer mobilen App. Das Ergebnis: weniger Rückfragen bei HR, höhere Mitarbeitendenzufriedenheit und mehr Transparenz über die Nutzung der Angebote.

Diese Beispiele zeigen, dass die zentrale, mobile Bereitstellung von Benefits nicht nur die Nutzung erhöht, sondern auch administrative Prozesse vereinfacht.

Tipps für eine erfolgreiche Einführung

1. Transparente Kommunikation: Mitarbeitende sollten frühzeitig informiert werden, welche Benefits verfügbar sind und wie sie genutzt werden können.
2. Schulung und Onboarding: Kurze Tutorials oder FAQs erleichtern den Einstieg in die App und erhöhen die Akzeptanz.
3. Regelmäßige Updates: Neue Benefits oder Änderungen sollten zeitnah in der App verfügbar gemacht werden, um die Relevanz der Plattform zu erhalten.
4. Feedback einholen: Mitarbeitende können Verbesserungsvorschläge geben, wodurch die Plattform stetig optimiert wird.

Fazit: Sichtbarkeit schlägt Quantität

Nicht die Anzahl der Benefits entscheidet über den Erfolg, sondern Sichtbarkeit, Verständlichkeit und Zugänglichkeit. Eine zentrale, mobile Plattform ermöglicht Mitarbeitenden, alle Leistungen direkt zu nutzen, Rückfragen zu vermeiden und die Angebote wirklich in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Unternehmen profitieren doppelt: Die Mitarbeitenden nutzen ihre Benefits effektiv, und HR kann den administrativen Aufwand deutlich reduzieren. So bleiben Benefits prägnant, sichtbar und wertvoll – ein echter Mehrwert für alle Beteiligten.

‍