Das Dienstrad ist in vielen Unternehmen längst Standard. Fast jede HR-Abteilung kennt es, viele Mitarbeitende fragen aktiv danach.
Ein anderes Benefit funktioniert nach dem gleichen Prinzip, ist aber kaum bekannt: Hardware-Leasing, oft auch Mitarbeiter-PC-Programm (MPP) genannt. Mitarbeitende leasen über den Arbeitgeber ein Smartphone, ein Tablet oder einen Laptop für den privaten Gebrauch und zahlen die Rate aus dem Bruttogehalt.
Wichtig: Es geht nicht um den Arbeitslaptop. Es geht um Geräte, die im Alltag eine Rolle spielen. Das neue Handy, das Tablet für zuhause, der Laptop für private Projekte.
Nicht jede Person fährt Rad. Aber fast jede Person nutzt ein Smartphone. Hardware-Leasing erreicht damit eine viel größere Zielgruppe, und es ist für Unternehmen einfacher zu steuern.
Das Prinzip kennt ihr vom Dienstrad: Der Arbeitgeber least das Gerät und überlässt es den Mitarbeitenden zur privaten Nutzung. Die Rate wird vom Bruttogehalt abgezogen.
Welche Geräte sind möglich? Smartphones, Tablets, Laptops und PCs. Dazu Zubehör wie Monitor, Headset, Tastatur oder Docking-Station.
Ja, bei der Lohnsteuer. Grundlage ist § 3 Nr. 45 EStG. Danach ist die private Nutzung von betrieblichen PCs, Smartphones und Tablets lohnsteuerfrei. Voraussetzung: Das Gerät gehört während der Nutzung dem Arbeitgeber beziehungsweise dem Leasinggeber, nicht den Mitarbeitenden.
Das Besondere: Die Steuerfreiheit gilt auch bei Entgeltumwandlung. Das Benefit muss also nicht zusätzlich zum Gehalt kommen. Die Rate mindert das steuerpflichtige Brutto. Das ist eine Ausnahme: Die meisten anderen steuerfreien Benefits, etwa Sachbezug oder Kita-Zuschuss, sind nur steuerfrei, wenn sie zusätzlich gezahlt werden.
Wichtig zur Sozialversicherung: Seit 2023 sehen die Sozialversicherungsträger das anders als das Finanzamt. Bei Entgeltumwandlung werden die Beiträge weiter auf das volle Gehalt berechnet. Mitarbeitende sparen also Lohnsteuer, Soli und Kirchensteuer, aber keine Sozialabgaben. Der Vorteil daran: Ihre Rentenansprüche bleiben unverändert.
Eine Mitarbeiterin möchte ein neues Smartphone für 1.100 €. Über das Hardware-Leasing kostet es 45 € im Monat, 24 Monate lang. Das sind 1.080 € Rate insgesamt. Weil die Rate vom Brutto abgeht, zahlt sie darauf keine Lohnsteuer. Wie viel sie spart, hängt von ihrem Steuersatz ab.
So haben wir gerechnet: Steuerklasse I, ohne Kinder und ohne Kirchensteuer. Ersparnis = Rate × Grenzsteuersatz. Sozialabgaben ändern sich nicht. Mit Kirchensteuer fällt die Ersparnis etwas höher aus.
Dazu kommt: Die Kosten verteilen sich auf zwei Jahre. Und bei vielen Anbietern ist eine Versicherung gegen Bruch und Diebstahl schon in der Rate enthalten.
Das regelt der Anbieter. Typisch sind drei Wege:
Der Vergleich mit dem Kauf im Rechenbeispiel gilt für die Nutzung über zwei Jahre. Wer das Gerät am Ende übernimmt, rechnet den Restbetrag dazu.
Vorweg: Bike-Leasing ist ein starkes Benefit. Es fördert Gesundheit und nachhaltige Mobilität, wir bieten es bei emplu selbst an. Hardware-Leasing ist kein Ersatz, sondern die Ergänzung. Und für viele Unternehmen der einfachere Einstieg.
Wie Bike-Leasing steuerlich funktioniert, steht in Dienstrad-Leasing durch Entgeltumwandlung.
Nicht jede Person kann oder will mit dem Rad zur Arbeit. Wer weit draußen wohnt, im Schichtdienst arbeitet oder einfach kein Rad braucht, hat vom Dienstrad nichts. Ein Smartphone nutzt dagegen fast jeder. Dazu kommen Tablet, Laptop oder ein Monitor fürs Homeoffice.
Hardware wird außerdem regelmäßig erneuert. Ein Smartphone hält meist zwei bis drei Jahre. Das passt genau zur Laufzeit. So wird das Benefit nicht einmal genutzt, sondern immer wieder.
Nichts. Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass ein neues Benefit Budget braucht. Beim Hardware-Leasing über emplu ist das nicht so.
Warum das funktioniert: Die Rate wird komplett über Entgeltumwandlung finanziert. Mitarbeitende zahlen ihr Gerät selbst, aber aus dem Brutto statt aus dem Netto. Das Unternehmen stellt nur den Rahmen.
Und der Aufwand? Die Rate wird einmal in der Gehaltsabrechnung hinterlegt und läuft dann automatisch. Bestellung, Lieferung, Versicherung und Rückgabe laufen über die Plattform.
Optional: Wer möchte, kann die Rate bezuschussen. Ein Zuschuss zusätzlich zum Gehalt ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Pflicht ist das nicht. Wie Benefits im Vergleich zur Gehaltserhöhung abschneiden, zeigt Gehaltserhöhung oder Benefits.
Wie ihr Benefits allgemein gut einführt und ankündigt, steht in Benefits einführen und Benefits kommunizieren.
Hardware-Leasing ist eines der unterschätztesten Benefits. Es erreicht fast alle Mitarbeitenden, nicht nur die Radfahrer. Es spart spürbar Steuern. Und es kostet das Unternehmen nichts. Für Arbeitgeber ist es außerdem gut planbar: kleine Beträge, kurze Laufzeiten, einfache Rücknahme.
Ihr habt schon Bike-Leasing? Dann ist Hardware-Leasing die logische Ergänzung. Ihr habt noch gar keine Benefits? Dann ist es ein einfacher Einstieg. Alle weiteren Benefits findet ihr im Leitfaden Mitarbeiterbenefits.
Ist Hardware-Leasing auch für kleine Unternehmen möglich? Ja. Es gibt keine Mindestgröße. Gerade für kleine Teams ist es ein einfacher Einstieg in Benefits, weil kein Budget nötig ist.
Ist Hardware-Leasing sozialversicherungsfrei? Bei Entgeltumwandlung nicht. Seit 2023 berechnen die Sozialversicherungsträger die Beiträge weiter auf das volle Gehalt. Mitarbeitende sparen Lohnsteuer, Soli und Kirchensteuer, ihre Rentenansprüche bleiben dafür gleich. Stellt der Arbeitgeber das Gerät zusätzlich zum Lohn, ist es steuer- und sozialversicherungsfrei.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Das regelt der Überlassungsvertrag. Meist wird das Gerät zurückgegeben oder die offenen Raten werden abgelöst. Wegen der kleinen Beträge ist das meist schnell geklärt.
Gibt es Grenzen bei der Entgeltumwandlung? Ja. Das Gehalt darf durch die Umwandlung nicht unter den Mindestlohn fallen. Wenn ein Tarifvertrag gilt, solltet ihr prüfen, ob er Entgeltumwandlung erlaubt.
Können Mitarbeitende Hardware-Leasing und Bike-Leasing kombinieren? Ja. Beide Benefits laufen unabhängig voneinander und schließen sich nicht aus.
Sind Spielkonsolen oder Fernseher möglich? Nein. Die Steuerfreiheit gilt für Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte, also Smartphones, Tablets, PCs, Laptops und passendes Zubehör.
Kann ich das Gerät am Ende behalten? Je nach Anbieter ja, meist gegen einen kleinen Restbetrag. Erst mit der Übernahme gehört das Gerät den Mitarbeitenden.
Quellen: § 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR, § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG, Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 4. Mai 2023, § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG
Hinweis: Rechtlicher Stand Oktober 2026. Die Rechenbeispiele sind vereinfacht. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
von Anika Brunner
27 Oktober 2026 | 9 min
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