Jobticket, Essenszuschuss, Gutscheinkarte: Für viele Unternehmen sind Benefits ein fester Teil des Gehaltspakets. Sie stärken die Bindung und bringen mehr Netto vom Brutto.
Doch zwei Entwicklungen machen Benefits gerade zu einem Prüfthema:
Wer Benefits anbietet, braucht deshalb eine saubere Datenbasis: wer, was, wann, in welcher Höhe. Fehlt sie, werden Benefits vom Vorteil zum finanziellen Risiko. Hier zeigen wir, was sich ändert, was eine unsaubere Dokumentation kosten kann und wie ihr euch absichert.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) gilt seit Juni 2023. Bis zum 7. Juni 2026 hätte Deutschland sie umsetzen müssen. Diese Frist ist verstrichen.
Nach Angaben des Bundesfamilienministeriums soll das neue Entgelttransparenzgesetz Anfang 2027 in Kraft treten. Die ersten Berichts- und Auskunftspflichten sollen ab Juni 2028 greifen. Ein offizieller Gesetzentwurf liegt noch nicht vor (Stand Oktober 2026).
Wer ist betroffen? Die Berichtspflicht trifft Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden. Ab 250 Mitarbeitenden wird jährlich berichtet, darunter alle drei Jahre. Das Auskunftsrecht gilt nach der Richtlinie für alle Beschäftigten, unabhängig von der Unternehmensgröße. Alle Pflichten im Überblick stehen in EU-Entgelttransparenz: was gilt und was kommt.
Warum ihr trotzdem jetzt handeln solltet: Ein Bericht im Jahr 2028 braucht Daten aus den Jahren davor. Wer erst 2028 anfängt, Benefits sauber zu erfassen, hat für die Vergangenheit keine belastbaren Zahlen. Und ein Benefit-Setup umzubauen dauert Monate, nicht Wochen.
Drei Punkte sind für Benefits besonders wichtig.
Die Richtlinie versteht unter Entgelt das Grundgehalt und alle weiteren Leistungen, die Mitarbeitende für ihre Arbeit erhalten, in Geld oder als Sachleistung. Dazu gehören zum Beispiel Gutscheine, Essenszuschüsse, Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung oder die betriebliche Krankenversicherung.
Ein Beispiel: Zwei Projektleitungen verdienen jeweils 4.800 € brutto. Er hat ein Dienstrad und einen 50-€-Sachbezug, sie hat nur den Sachbezug. Auf dem Papier ist das Gehalt gleich. Im Sinne der Richtlinie ist das Entgelt unterschiedlich. Und diesen Unterschied müsst ihr mit objektiven Kriterien erklären können.
Der Entgeltbericht verlangt nicht nur den Gender Pay Gap beim Gehalt, sondern auch bei ergänzenden und variablen Bestandteilen. Und den Anteil der Frauen und Männer, die solche Leistungen überhaupt bekommen.
Ihr müsst also für jeden Benefit wissen, wer ihn erhält, seit wann und in welcher Höhe. Eine Excel-Liste aus dem letzten Jahr reicht dafür nicht.
Typischer Stolperstein: Benefits, die man aktiv abrufen muss. Wenn etwa ein Zuschuss nur auf Antrag läuft und ihn überwiegend Männer in Führungsrollen nutzen, fällt das im Bericht auf. Auch wenn es nie so gewollt war.
Macht eine Mitarbeiterin geltend, dass sie weniger Entgelt erhält als ein Kollege mit gleicher Arbeit, muss der Arbeitgeber das Gegenteil beweisen. Hat er seine Transparenzpflichten nicht erfüllt, wird eine Diskriminierung sogar vermutet.
Ohne saubere Dokumentation habt ihr in so einem Fall kaum Argumente. Mit sauberer Dokumentation könnt ihr zeigen: Alle in dieser Gruppe hatten Zugang zum gleichen Benefit-Budget, nach den gleichen Regeln. Wie ihr Benefits gruppenübergreifend einheitlich aufsetzt, steht in Benefits harmonisieren.
Der monatliche Sachbezug bis 50 € ist einer der beliebtesten Benefits. Er ist steuer- und sozialversicherungsfrei, aber nur, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Und nur, wenn ihr das bei einer Prüfung auch belegen könnt.
Wichtig: Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag. Liegt der Sachbezug in einem Monat auch nur 1 Cent darüber, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der Überhang. Alle Regeln zum Sachbezug stehen in Sachbezug 2026: steuerfreie Gutscheine.
Welche Nachweise ihr für welchen Benefit braucht, zeigt Nachweispflichten bei Zuschüssen.
Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden gibt allen monatlich 50 € als Sachbezug. Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung stellt sich heraus: Die Gutscheinkarte erfüllt die Voraussetzungen nicht. Geprüft werden die letzten vier Jahre.
Dazu können Kirchensteuer, Säumniszuschläge auf die Sozialversicherung (1 % pro Monat) und der Aufwand für Steuerberatung kommen.
Warum trägt der Arbeitgeber auch den Arbeitnehmeranteil? Er haftet für die Lohnsteuer. Und den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung darf er nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen nachträglich abziehen. Für die Jahre davor bleibt er beim Arbeitgeber. Mehr zu Prüfung und Haftung in Benefits rechtssicher gestalten.
Je nachdem, ob nur die Lohnsteuer oder auch die Sozialversicherung nachgefordert wird, liegt die Nachzahlung bei rund einem Drittel bis drei Vierteln des betroffenen Benefit-Volumens.
So haben wir gerechnet: Lohnsteuer pauschal mit 30 %, darauf 5,5 % Solidaritätszuschlag. Sozialversicherung mit dem Gesamtbeitrag 2026 von rund 42 % (Krankenversicherung inklusive durchschnittlichem Zusatzbeitrag, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung). Das gilt für Mitarbeitende unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen. Vier Jahre, weil Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge in der Regel nach vier Jahren verjähren. Die Werte sind vereinfacht, der echte Betrag hängt vom Einzelfall ab.
Die gute Nachricht: Beide Themen brauchen die gleiche Grundlage. Wer seine Benefits sauber erfasst, ist für den Betriebsprüfer und für den Entgeltbericht vorbereitet.
Dann achtet vorher auf diese Punkte:
Wie ihr Benefits Schritt für Schritt einführt, steht in Benefits einführen: die Roadmap. Einen Überblick über alle steuerfreien Benefits gibt der Leitfaden Mitarbeiterbenefits.
Benefits lohnen sich, für Mitarbeitende und für Arbeitgeber. Aber sie sind kein Extra mehr, das nebenbei läuft.
Die Entgelttransparenz macht Benefits zum Teil jedes Gehaltsvergleichs. Die Lohnsteuer-Außenprüfung prüft, ob die Steuerfreiheit wirklich hält. In beiden Fällen gilt: Wer nicht belegen kann, trägt das Risiko.
Deshalb jetzt prüfen, nicht erst 2028. Ein sauberes Setup kostet wenig Zeit. Eine Nachzahlung für vier Jahre kostet viel Geld.
Zählen Benefits zum Entgelt nach der Entgelttransparenzrichtlinie? Ja. Die Richtlinie umfasst das Grundgehalt und alle weiteren Leistungen in Geld oder als Sachleistung, also auch Gutscheine, Essenszuschüsse, Dienstwagen, Dienstrad, betriebliche Altersversorgung und betriebliche Krankenversicherung.
Wann gilt das neue Entgelttransparenzgesetz in Deutschland? Laut Bundesfamilienministerium soll es Anfang 2027 in Kraft treten. Die ersten Berichts- und Auskunftspflichten werden ab Juni 2028 erwartet. Ein offizieller Entwurf liegt noch nicht vor (Stand Oktober 2026).
Was passiert, wenn der Sachbezug die 50-€-Grenze überschreitet? Dann ist der gesamte Betrag des Monats steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur der Teil über 50 €. Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag.
Wie weit zurück wird bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung nachgefordert? In der Regel vier Jahre. So lange können Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden, bei Vorsatz auch länger.
Wie viel kann eine Nachversteuerung von Sachbezügen kosten? Je nach Fall rund ein Drittel bis drei Viertel des betroffenen Benefit-Volumens. Bei 300 Mitarbeitenden mit 50 € Sachbezug über vier Jahre sind das schnell über 500.000 €.
Was müssen Arbeitgeber für den Entgeltbericht über Benefits wissen? Für jeden Benefit, wer ihn erhält, seit wann und in welcher Höhe, auswertbar nach Geschlecht und Jobgruppe. Der Bericht verlangt den Gender Pay Gap auch bei ergänzenden und variablen Bestandteilen.
Quellen: Richtlinie (EU) 2023/970 (Art. 3, 7, 9, 18); § 8 Abs. 1, Abs. 2 Satz 11 und Abs. 4 EStG; § 37b und § 42d EStG; § 169 AO; § 24, § 25 und § 28g SGB IV; Haufe, „Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie verzögert sich“; TK, Beitragssätze 2026
Hinweis: Rechtlicher Stand Oktober 2026. Die Rechenbeispiele sind vereinfacht. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
von Anika Brunner
27 Oktober 2026 | 10 min
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