Der Budget Status im emplu-Dashboard gibt dir auf einen Blick einen Überblick über den aktuellen Stand der Budgets und deren Nutzung.
1. Budget Status
Direkt auf der Startseite des Dashboards findest du den Bereich Budget Status.
Hier werden zentrale Kennzahlen zu Budgetnutzung & -Verteilung angezeigt.
2. Übersicht Nutzer & Verteilung
Auf einem Blick ist zu erkennen wie viele Mitarbeiter aktuell aktiv sind, und wie viel Personen welche Budget höhe zur verfügung haben.
3. Monatsübersicht
Der aktuell Budget Status zeigt das Gesamtbudget für den laufenden Monat & das bisher genutztes Budget.
4. Verlauf der Budgetnutzung
Im unteren Bereich findest du den Verlauf der Budgetnutzung der letzten Monate.
Damit erkennst du Trends und kannst die Benefit-Nutzung im Zeitverlauf besser nachvollziehen.
💡 Tipp: Der Budget Status wird automatisch aktualisiert und liefert immer die aktuellsten Daten – kein manuelles Nachpflegen erforderlich.
Der Go-Live mit emplu ist in der Regel innerhalb weniger Tage bis weniger Wochen möglich – abhängig davon, wie schnell die benötigten Unternehmensdaten bereitgestellt werden und wie viele Mitarbeitende angebunden werden.
Dein Weg zum Go-Live in 5 klaren Schritten:
1) Kick-off Call
Zum Start gibt es einen gemeinsamen Kick-off. Dabei lernen wir uns persönlich kennen, klären offene Fragen und stimmen die Ziele sowie den Ablauf der Einführung ab.
2) Datenabfrage & Formulare
Anschließend stellen wir alle relevanten Informationen zusammen, die wir für die Einrichtung benötigen (z. B. Unternehmensdaten und grundlegende Benefit-Einstellungen).
3) Account-Einrichtung
Wir übernehmen das technische Setup, richten euren Account ein und importieren eure Mitarbeitenden, sodass alles sauber vorbereitet ist.
4) Kommunikation & Go-Live
Jetzt geht’s live: Die Mitarbeitenden erhalten ihre Einladungen und können sich registrieren. Ab diesem Zeitpunkt können Benefits direkt über die App genutzt werden.
5) Check-in & Betreuung
Auch nach dem Start bleibt ihr nicht allein: Wir begleiten euch mit regelmäßigen Check-ins, Support und Optimierung, damit emplu langfristig perfekt zu euch passt.
In der Benefit Übersicht erhältst du eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Benefits in eurem Unternehmen. Hier kannst du gezielt steuern, welche Angebote euren Mitarbeitenden in der App angezeigt werden.
Benefits aktivieren oder deaktivieren
• Du kannst jeden Benefit mit einem Klick aktivieren oder deaktivieren.
• Änderungen werden in Echtzeit in die App übernommen – die Mitarbeitenden sehen die Aktualisierung sofort.
Filtern und sortieren
• Nach Kategorien: z. B. Mobilität, Health & Wellbeing, Classics
• Nach Benefit-Art: z. B. Gutschein, Zuschuss, Abos So findest du schnell den gewünschten Benefit oder kannst gezielt einzelne Bereiche steuern.
Details zu jedem Benefit
• Zu jedem Benefit gibt es einen Beschreibungstext mit den wichtigsten Informationen.
• Dort findest du auch Hinweise zu Einlösebedingungen, Fristen oder speziellen Anforderungen.
In der Mitarbeiter Übersicht erhältst du eine vollständige Übersicht über alle aktiven Mitarbeitenden.
1. Mitarbeitende anlegen
Trage die folgenden Daten ein:
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Personalnummer (falls vorhanden)
Budget Nach dem Anlegen erhalten Mitarbeitende automatisch eine Einladung zur Plattform per E-Mail.
2. Budgetnutzung einsehen
In der Übersicht kannst du sehen:
• Das monatlich verfügbare Budget pro Mitarbeitendem
• Den noch verfügbaren Betrag im laufenden Monat
3. Änderungen vornehmen
Klicke in der Übersicht auf den jeweiligen Mitarbeitenden.
Hier kannst du anpassen:
• Name
• Personalnummer
• Budget
Wichtig: Es gibt zwei Arten von Budget:
Grundbudget – wird jeden Monat automatisch auf den festgelegten Betrag zurückgesetzt.
Aktuell verfügbares Budget – zeigt den Restbetrag im laufenden Monat an und kann ebenfalls angepasst werden.
💡 Tipp: Änderungen am Grundbudget wirken sich auf alle zukünftigen Monate aus. Änderungen am aktuell verfügbaren Budget gelten nur für den laufenden Monat.
Wie können Mitarbeitende einen Zuschuss einreichen?
Mitarbeitende reichen Zuschüsse direkt über die emplu-App ein.
Wichtig: Jedem Antrag muss ein gültiger Beleg beigefügt sein.
Was passiert nach der Einreichung?
Alle eingereichten Zuschüsse erscheinen automatisch im Admin-Dashboard. Dort können sie von den zuständigen Admins geprüft und bearbeitet werden.
In der Antrags-Übersicht sehen Admins auf einen Blick:
• Wer den Zuschuss eingereicht hat
• Wann der Zuschuss eingereicht wurde
• Wie hoch der beantragte Zuschuss ist
• Welchen Status der Zuschuss hat
• Welches Zahlungsintervall ausgewählt wurde
Was bedeutet der Zuschuss-Status?
Jeder Zuschuss durchläuft einen bestimmten Status, der den aktuellen Bearbeitungsstand anzeigt. Die möglichen Status sind:
• Neu → Ein neuer Zuschuss wurde vom Mitarbeitenden eingereicht.
• Genehmigt → Der Zuschuss ist aktiv und wurde vom Admin freigegeben.
• Abgelehnt → Der Zuschuss wurde vom Admin abgelehnt.
• Storniert → Der Zuschuss wurde vom Mitarbeitenden selbst storniert.
• Abgelaufen → Die Zuschuss-Dauer ist beendet und der Zuschuss ist nicht mehr aktiv.
• Korrektur angefordert → Der Zuschuss wurde vom Admin mit Hinweisen zur Anpassung an den Mitarbeitenden zurückgegeben.
Welche Optionen haben Admins bei der Bearbeitung?
Admins können jeden Zuschuss wie folgt verwalten:
• Genehmigen – der Zuschuss wird freigegeben.
• Ablehnen – der Zuschuss wird nicht berücksichtigt.
• Zur Korrektur zurückgeben – der Antrag geht mit Hinweisen an die Mitarbeitenden zurück.
Was bedeutet das Zahlungsintervall?
Das Zahlungsintervall legt fest, in welcher Frequenz Mitarbeitende einen Beleg für ihren Zuschuss einreichen müssen.
Wie funktioniert das monatliche Zahlungsintervall?
Bei einem monatlichen Intervall werden Mitarbeitende jeden Monat nach einem neuen Beleg gefragt.
Typisches Beispiel: Deutschlandticket – da es monatlich kündbar ist und sich monatlich ändern kann, muss auch jeden Monat ein Beleg hochgeladen werden.
Wann wird das jährliche Zahlungsintervall genutzt?
Bei Jahresverträgen (z. B. Jahresticket für den ÖPNV oder ein Jahresvertrag mit der Kita) kann als Intervall jährlichgewählt werden. In diesem Fall genügt es, einmal pro Jahr einen gültigen Beleg einzureichen.
Welche Regeln gelten für Zuschüsse?
• Es muss immer ein gültiger Beleg vorliegen.
• Die Dauer und Höhe des Zuschusses dürfen die Angaben auf dem Beleg nicht übersteigen.
Können Zuschüsse gefiltert oder sortiert werden?
Ja. Im Admin-Dashboard lassen sich Zuschüsse:
• nach Status filtern (z. B. offen, genehmigt, abgelehnt, zur Korrektur)
• nach einzelnen Personen, um die Übersicht zu verbessern.
Es wird nur das Budget in Rechnung gestellt, welches in dem jeweiligen Monat ausgegeben wurde. Somit ist es nicht möglich das Budget über mehrere Monate hinweg anzusparen. Sollte ihr Mitarbeiter in einem Monat nichts ausgeben wollen, kann er/sie sich Gutscheincodes generieren und diese sammeln.
Für die Dauer ihrer Abwesenheit werden diese Mitarbeiter in unserem System deaktiviert. Das bedeutet, dass Ihnen während ihrer Krankheit oder Elternzeit kein Budget für Benefits zur Verfügung gestellt wird.
Eine Integration ihrer bestehenden Benefits ist möglich, so dass sie möglichst alle Ihre Angebote in der emplu App zentral zur Verfügung stellen können.
Als Arbeitgeber haben Sie Zugriff auf das genutzte Gesamtbudget pro Monat und wie viele Mitarbeiter in der Firma emplu nutzen. Eine Übersicht welche Mitarbeiter welche Benefits genutzt werden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.
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