Essenszuschuss 2026: Höhe, Regeln, Belege und Abrechnung

Wie hoch ist der Essenszuschuss 2026?

Der Höchstbetrag setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

• Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen: 4,57 € (2025: 4,40 €). Er wird jedes Jahr in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt.
• Zuschlag: 3,10 €. Bis zu diesem Betrag darf der Zuschuss über dem Sachbezugswert liegen, ohne dass zusätzliche Steuern anfallen.

Zusammen sind das 7,67 € pro Arbeitstag. Wie viel das im Monat ausmacht, hängt von den Arbeitstagen ab:

Zahlt ihr mehr als 7,67 € pro Tag, wird der übersteigende Betrag als normaler Arbeitslohn voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ist der Essenszuschuss steuerfrei?

Fast. Steuerlich wird nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von 4,57 € bewertet. Dieser Betrag ist ein geldwerter Vorteil, den ihr als Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuern könnt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG), plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Pauschal versteuert ist der Zuschuss sozialversicherungsfrei. Die restlichen 3,10 € bleiben ganz außen vor.

Für eure Mitarbeitenden heißt das: Sie bekommen die vollen 7,67 €, ohne einen Cent Steuern oder Abgaben.

Variante mit Eigenanteil: Zahlen Mitarbeitende selbst mindestens den Sachbezugswert von 4,57 € pro Mahlzeit, entsteht gar kein geldwerter Vorteil. Dann bleibt ein Zuschuss von bis zu 3,10 € pro Tag komplett steuerfrei, ohne Pauschalsteuer. Das ist für den Arbeitgeber günstiger, bringt den Mitarbeitenden aber weniger.

Voraussetzungen für den Essenszuschuss

Damit der Zuschuss steuerlich anerkannt wird, müssen diese Bedingungen erfüllt sein:

1. Es wird tatsächlich eine Mahlzeit gekauft. Das kann ein Restaurantbesuch sein, ein Lieferdienst, eine Mahlzeit vom Bäcker oder Lebensmittel, die für den Verzehr in der Pause bestimmt sind. Geld ohne Mahlzeit ist Arbeitslohn.
2. Höchstens ein Zuschuss pro Arbeitstag. Für Urlaubs- und Krankheitstage gibt es keinen Zuschuss.
3. Der Zuschuss ist nicht höher als der Preis der Mahlzeit. Kostet das Essen 6 €, gibt es auch nur 6 €.
4. Er wird zusätzlich zum Lohn gezahlt. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich.
5. Keine Dienstreise mit Verpflegungspauschale am selben Tag. Bekommen Mitarbeitende für den Tag schon eine Verpflegungspauschale, entfällt der Zuschuss.
6. Der Beleg wird geprüft und aufbewahrt. Ihr müsst nachweisen können, dass für jeden Zuschuss eine Mahlzeit gekauft wurde.

In der Praxis begrenzen viele Arbeitgeber den Zuschuss auf 15 Arbeitstage im Monat. So bleibt genug Abstand zu Urlaub, Krankheit und Dienstreisen, und die Prüfung der Anwesenheit wird einfacher.

Digitaler Essenszuschuss: so funktioniert er

Früher lief der Essenszuschuss über Papier-Essensmarken oder die Kantine. Heute ist der digitale Essenszuschuss Standard, die Finanzverwaltung erkennt ihn seit 2019 ausdrücklich an. Der Ablauf:

1. Mitarbeitende kaufen ihr Mittagessen, wo sie wollen.
2. Sie fotografieren den Beleg in einer App.
3. Der Beleg wird geprüft: Datum, Betrag, Art der Mahlzeit.
4. Der Zuschuss wird mit der nächsten Lohnabrechnung ausgezahlt.

Der digitale Weg ist für die meisten Teams der flexibelste: Er funktioniert im Büro, unterwegs und im Homeoffice, und er braucht keine Verträge mit Restaurants.

Sonderfälle: Homeoffice, Teilzeit, Minijob, Dienstreise

• Homeoffice: Auch an Tagen im Homeoffice kann ein Zuschuss gezahlt werden, wenn eine Mahlzeit gekauft und belegt wird, etwa beim Lieferdienst oder beim Bäcker.
• Teilzeit: Der Zuschuss gilt für jeden Arbeitstag, auch bei kurzen Arbeitszeiten. Wer drei Tage pro Woche arbeitet, bekommt entsprechend weniger Zuschüsse im Monat.
• Minijob: Der pauschal versteuerte Zuschuss zählt nicht zum Verdienst und gefährdet die Minijob-Grenze von 603 € nicht. Mehr in Benefits für Minijobber.
• Dienstreise: An Tagen mit Verpflegungspauschale gibt es keinen Essenszuschuss.

Abrechnung: ein Rechenbeispiel

Eine Mitarbeiterin bekommt an 15 Arbeitstagen im Monat je 7,67 €.

In der Lohnabrechnung wird der Sachbezugswert als pauschal versteuerter Bezug erfasst, der Rest als steuerfreier Zuschuss. Wie das mit anderen Benefits zusammenspielt, zeigt Steuerfreie Benefits 2026 in der Lohnabrechnung.

Essenszuschuss rechtssicher einrichten in 5 Schritten

1. Höhe und Tage festlegen, zum Beispiel 7,67 € an bis zu 15 Arbeitstagen im Monat.
2. Regelung schriftlich festhalten, am besten in einer Zusatzvereinbarung oder Benefit-Richtlinie. Gibt es einen Betriebsrat, bezieht ihn ein, siehe Benefits einführen mit Betriebsrat.
3. Belegprozess aufsetzen: Wie reichen Mitarbeitende Belege ein, wer prüft sie, wie werden Urlaub und Krankheit berücksichtigt?
4. Lohnart in der Abrechnung anlegen: pauschal versteuerter Teil und steuerfreier Teil getrennt.
5. Belege aufbewahren: Sie gehören zum Lohnkonto, aufzubewahren bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres.

Die häufigsten Fehler

• Zuschuss ohne Beleg: Dann ist er normaler, voll steuerpflichtiger Lohn.
• Mehr als ein Zuschuss pro Tag oder Zuschüsse an Urlaubs- und Krankheitstagen.
• Zuschuss höher als die Mahlzeit.
• Veraltete Werte: 2026 gelten 7,67 € pro Tag, nicht 7,50 € oder 7,90 €.
• Gehaltsumwandlung: Der Zuschuss muss zusätzlich zum Lohn kommen.

Essenszuschuss und Sachbezug kombinieren

Der Essenszuschuss hat eine eigene Grenze und zählt nicht zum 50-€-Sachbezug. Beides lässt sich also nebeneinander nutzen: 115 € Essenszuschuss und 50 € Sachbezug im Monat bringen zusammen 165 € netto. Welche Gutscheine für den Sachbezug erlaubt sind, steht in Sachbezug 2026. Alle Benefits im Überblick gibt der Leitfaden Mitarbeiter Benefits.

So läuft es mit emplu

Bei emplu laufen Essenszuschuss und Sachbezug in einer App: Mitarbeitende fotografieren ihren Beleg, die Plattform prüft Betrag und Datum und achtet auf die Höchstgrenze pro Tag. HR sieht alles im Dashboard, und der Zuschuss kommt vorkontiert in die Lohnabrechnung. Mehr zum Essenszuschuss mit emplu.

Häufige Fragen zum Essenszuschuss

Wie hoch ist der Essenszuschuss 2026? Bis zu 7,67 € pro Arbeitstag: der Sachbezugswert von 4,57 € plus 3,10 €. Bei 15 Arbeitstagen sind das 115,05 € im Monat.

Ist der Essenszuschuss steuerfrei? Für die Mitarbeitenden ja. Der Arbeitgeber versteuert den Sachbezugswert von 4,57 € pauschal mit 25 %, der Rest bleibt steuerfrei. Sozialabgaben fallen nicht an.

Wie funktioniert der digitale Essenszuschuss? Mitarbeitende kaufen eine Mahlzeit, fotografieren den Beleg in einer App, der Beleg wird geprüft und der Zuschuss mit der Lohnabrechnung ausgezahlt.

Gibt es den Essenszuschuss auch im Homeoffice? Ja, wenn an einem Arbeitstag eine Mahlzeit gekauft und belegt wird, zum Beispiel beim Lieferdienst oder Bäcker.

Bekommen Minijobber einen Essenszuschuss? Ja. Der pauschal versteuerte Zuschuss zählt nicht zum Verdienst und gefährdet den Minijob nicht.

Kann man Essenszuschuss und Sachbezug kombinieren? Ja. Der Essenszuschuss hat eine eigene Grenze und zählt nicht zum 50-€-Sachbezug.

Welche Belege braucht der Arbeitgeber? Einen Beleg pro Mahlzeit mit Datum und Betrag. Er muss geprüft und zum Lohnkonto genommen werden, digital ist das möglich.

Wie richte ich einen Essenszuschuss rechtssicher ein? Höhe und Tage festlegen, die Regelung schriftlich festhalten, einen Belegprozess aufsetzen, die richtige Lohnart anlegen und die Belege aufbewahren. Mit einer Plattform wie emplu laufen Belegprüfung und Abrechnung automatisch.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

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