Immer mehr Unternehmen wickeln Sachbezug, Essenszuschuss und weitere steuerfreie Benefits über eine digitale Plattform ab. Der Markt ist groß, und auf den ersten Blick sehen viele Anbieter ähnlich aus. Die Unterschiede zeigen sich erst bei Steuer, Kosten, Datenschutz und im Alltag eurer Mitarbeitenden. Hier sind die Kriterien, mit denen ihr Anbieter sauber vergleichen könnt. Wer schon konkrete Namen und Preise sucht, findet sie im Anbietervergleich 2026.
Das wichtigste Kriterium, weil ihr als Arbeitgeber für Fehler haftet. Die Plattform sollte die 50-€-Freigrenze beim Sachbezug automatisch einhalten und dabei alle Sachbezüge eines Monats zusammenrechnen, also auch Fitness oder bKV, wenn ihr sie als Sachleistung gewährt. Gutscheine müssen die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen, sonst gelten sie als Geld. Beim Essenszuschuss gehören die Werte für 2026 (bis zu 7,67 € pro Arbeitstag) und eine Belegprüfung dazu. Mehr dazu in Benefits rechtssicher gestalten.
Sachbezug, Essens-, Kita-, Internet- und ÖPNV-Zuschuss sind nur steuerfrei oder pauschal versteuert, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn kommen. Eine Plattform, die solche Benefits per Gehaltsumwandlung anbietet, verlagert das Risiko zu euch.
Mitarbeitende haben unterschiedliche Bedürfnisse. Gut ist ein gemeinsames Budget, aus dem jede Person selbst wählt: Gutscheine, Essen, Mobilität, Gesundheit. Fragt nach der Zahl der Partner und ob regionale Geschäfte dabei sind. Einen Überblick über alle steuerfreien Benefits gibt der Leitfaden Mitarbeiterbenefits.
Der Preis pro Mitarbeitendem ist nur ein Teil. Rechnet alle Gebühren für ein Jahr zusammen und vergleicht diese Summe (siehe nächster Abschnitt).
Eine Benefit-Plattform verarbeitet Namen, Gehaltsbestandteile und teils Belege. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag dürft ihr die Daten nicht weitergeben (siehe Abschnitt Datenschutz).
Jede Plattform spart erst dann Zeit, wenn die Daten vorkontiert in der Lohnabrechnung landen, per Export oder Schnittstelle, etwa zu DATEV. Wie das im Detail aussieht, zeigt steuerfreie Benefits in der Lohnabrechnung.
Ein Benefit wirkt nur, wenn er genutzt wird. Achtet auf eine App, einen einfachen Beleg-Upload per Foto und darauf, ob der Anbieter Nutzungsraten aus Bestandskunden nennen kann.
Ihr bindet euch für Jahre. Fragt nach Referenzen aus eurer Unternehmensgröße, nach Support-Zeiten, nach der Kündigungsfrist und danach, wie ihr eure Daten am Vertragsende exportiert.
Viele Angebote wirken günstig, bis die Zusatzgebühren dazukommen. Stellt jedem Anbieter diese Fragen schriftlich:
Ein Beispiel: Bei einer Kartenlösung kommen zur Plattformgebühr oft Gebühren für Ausgabe, Ersatz und Aufladung hinzu. Bei 50 Mitarbeitenden und 50 € Budget pro Person sind das schon 30.000 € im Jahr, auf die ein prozentualer Aufschlag fällig werden kann. Vergleicht deshalb immer die Gesamtkosten pro Jahr, nicht den Preis pro Kopf.
Hier lohnt ein genauer Blick, weil die Regeln je nach Benefit unterschiedlich sind:
Eine gute Plattform trennt beide Wege sauber und lässt Gehaltsumwandlung nur dort zu, wo sie erlaubt ist.
Lasst euch diese Punkte vor Vertragsschluss schriftlich geben:
Bindet eure Datenschutzbeauftragten früh ein und, falls es einen gibt, auch den Betriebsrat. Ein Betriebsrat hat bei technischen Systemen, die Daten von Mitarbeitenden verarbeiten, ein Mitbestimmungsrecht. Wie ihr ihn gut einbindet, steht in Benefits mit dem Betriebsrat einführen.
Nutzt eine gewichtete Bewertungsmatrix. Vergebt pro Kriterium eine Note von 1 bis 5, multipliziert sie mit dem Gewicht und addiert. So seht ihr, welcher Anbieter zu euren Prioritäten passt, und könnt die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung und Betriebsrat begründen.
Tipp: Lasst zwei bis drei Mitarbeitende die App der Anbieter in der Demo selbst testen. Ihr Eindruck ist der beste Hinweis auf die spätere Nutzung.
Mehr dazu auf der Seite zum emplu-Dashboard.
Die beste Benefit-Plattform ist nicht die günstigste, sondern die, bei der Steuer, Kosten, Datenschutz und Nutzung zusammenpassen. Mit den acht Kriterien, den Fragen zu versteckten Kosten und der Bewertungsmatrix trefft ihr eine Entscheidung, die auch in drei Jahren noch trägt.
Nach welchen Kriterien sollte ich eine Benefit-Plattform auswählen? Nach acht Kriterien: steuerliche Absicherung, Zusätzlichkeit zum Lohn, Auswahl an Benefits, Gesamtkosten, Datenschutz, Anbindung an die Lohnabrechnung, Nutzung durch die Mitarbeitenden und Verlässlichkeit des Anbieters. Am wichtigsten ist die steuerliche Absicherung, weil der Arbeitgeber für Fehler haftet.
Wie vermeide ich versteckte Kosten beim Vergleich von Benefit-Anbietern? Fragt schriftlich nach Setup-, Karten-, Aufladungs- und Modulgebühren, nach der Mindestlaufzeit und danach, was mit nicht genutztem Guthaben passiert. Vergleicht dann die Gesamtkosten pro Jahr statt den Preis pro Kopf.
Welche Benefits kann man per Gehaltsumwandlung anbieten? Steuerlich gefördert per Entgeltumwandlung sind vor allem die betriebliche Altersvorsorge und das Dienstrad-Leasing. Sachbezug, Essens-, Internet-, Kita- und ÖPNV-Zuschuss sind nur steuerbegünstigt, wenn sie zusätzlich zum Lohn gezahlt werden.
Welche Datenschutz-Anforderungen muss eine Benefit-Plattform erfüllen? Sie braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, Hosting in der EU, verschlüsselte Übertragung, ein Rollen- und Rechtekonzept und eine Regel für Datenexport und Löschung am Vertragsende.
Muss der Betriebsrat bei der Auswahl einer Benefit-Plattform mitreden? In vielen Fällen ja. Bei technischen Systemen, die Daten von Mitarbeitenden verarbeiten, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Bindet ihn deshalb früh ein.
Was ist der Unterschied zwischen einer Benefit-Plattform und einer Benefit-Karte? Eine Karte deckt meist nur Sachbezug und teils Essenszuschuss ab. Eine Plattform verwaltet mehrere Benefits in einem Budget, prüft Belege und liefert die Daten an die Lohnabrechnung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
von Anika Brunner
29 April 2025 | 9 min
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